Datensicherung eines digitalen Notenarchivs
Viele Stunden Arbeit stecken in einem digitalisierten Notenarchiv.
Das Scannen einer einzigen Orchesterpartitur kann mehrere Minuten dauern. Bei mehreren hundert Werken summiert sich der Arbeitsaufwand schnell auf viele hundert Stunden.
Deshalb gilt für mich:
Ein digitales Archiv ist erst dann fertig, wenn es mindestens zweimal gesichert wurde.
Warum Datensicherung unverzichtbar ist
Ein Computer kann jederzeit ausfallen.
Ebenso können verloren gehen:
- Festplatten
- SSD-Laufwerke
- USB-Sticks
- Speicherkarten
Auch Bedienungsfehler oder Schadsoftware können Daten vernichten.
Ein vollständiges Backup schützt vor diesen Risiken.
Die 3-2-1-Regel
Für wichtige Daten empfiehlt sich die bekannte 3-2-1-Regel:
- mindestens 3 Kopien
- auf 2 unterschiedlichen Speichermedien
- 1 Kopie außerhalb des eigenen Hauses
Diese Regel lässt sich auch auf Notenarchive hervorragend anwenden.
Meine Archivstruktur
Nach dem Digitalisieren befinden sich alle Dateien zunächst auf meinem Arbeitsrechner.
Dort liegen unter anderem:
- Inhaltsverzeichnis
- Werkordner
- PDF-Dateien
- JPEG-Dateien
Diese Daten bilden das eigentliche Master-Archiv.
Die zweite Sicherung
Nach Abschluss neuer Arbeiten werden die geänderten Daten zusätzlich auf einen Server übertragen.
Ich verwende dafür FileZilla.
Die Verbindung erfolgt über das sichere SFTP-Protokoll (SSH File Transfer Protocol).
Dadurch werden die Daten verschlüsselt übertragen.
Warum SFTP?
Früher wurde häufig FTP verwendet.
Heute sollte möglichst SFTP eingesetzt werden.
Vorteile:
- verschlüsselte Verbindung
- Benutzeranmeldung
- höhere Sicherheit
- zuverlässige Übertragung
Gerade bei größeren Archiven ist dies wichtig.
Mein Arbeitsablauf
Nach jeder Digitalisierungsrunde werden zunächst die neuen Werke kontrolliert.
Erst danach erfolgt die Übertragung.
Ich beginne mit dem Inhaltsverzeichnis.
Anschließend werden die neuen Werkordner übertragen.
Diese Reihenfolge hat sich bewährt.
Dadurch ist gewährleistet, dass das Inhaltsverzeichnis immer zum tatsächlichen Archivbestand passt.
Kontrolle nach der Übertragung
Nach jedem Upload kontrolliere ich:
- wurde jede Datei übertragen?
- stimmt die Anzahl der Dateien?
- lassen sich die PDF-Dateien öffnen?
- sind die Berechtigungen korrekt gesetzt?
Erst danach gilt die Sicherung als abgeschlossen.
Das Online-Archiv
Ein zusätzlicher Vorteil einer Serverkopie besteht darin, dass mehrere berechtigte Personen auf das Archiv zugreifen können.
Je nach Vereinsstruktur kann der Zugriff unterschiedlich geregelt werden.
Beispielsweise:
- nur lesen
- lesen und schreiben
- Administratorrechte
Damit bleibt das Archiv auch bei einem Wechsel des Notenwarts verfügbar.
Versionsverwaltung
Nicht jede Änderung sollte eine ältere Version überschreiben.
Besonders das Inhaltsverzeichnis speichere ich regelmäßig unter einer neuen Versionsnummer.
Beispiel:
Inhalt_Notenarchiv_2026_v1.xlsm
später
Inhalt_Notenarchiv_2026_v2.xlsm
So lassen sich versehentliche Änderungen jederzeit nachvollziehen.
Zusätzliche Sicherungen
Neben der Serverkopie empfehle ich weitere Backups.
Geeignet sind beispielsweise:
- externe SSD
- externe Festplatte
- NAS-System
- Cloud-Speicher
Wichtig ist, dass mindestens eine Sicherung räumlich getrennt aufbewahrt wird.
Wiederherstellung testen
Ein Backup ist nur dann wertvoll, wenn es sich auch wiederherstellen lässt.
Deshalb sollte gelegentlich überprüft werden,
- ob sich PDF-Dateien öffnen lassen,
- ob JPEG-Dateien vollständig vorhanden sind,
- ob das Inhaltsverzeichnis lesbar ist.
Eine Sicherung, die nie getestet wurde, vermittelt häufig nur eine trügerische Sicherheit.
Datenschutz und Urheberrecht
Nicht jedes digitale Notenarchiv darf frei zugänglich sein.
Urheberrechtlich geschützte Werke dürfen selbstverständlich nur den berechtigten Personen zur Verfügung gestellt werden.
Die digitale Archivierung ersetzt keine Lizenz.
Sie dient ausschließlich der Verwaltung des rechtmäßig vorhandenen Notenmaterials.
Mein persönlicher Tipp
Digitalisieren Sie nicht erst das komplette Archiv und denken anschließend über Datensicherung nach.
Machen Sie das Backup unmittelbar nach jedem neu erfassten Werk.
So geht selbst bei einem technischen Defekt höchstens die Arbeit weniger Stunden verloren.
Fazit
Ein digitales Notenarchiv stellt einen enormen Wert dar.
Sein Schutz ist genauso wichtig wie die Digitalisierung selbst.
Mit einer klaren Backup-Strategie, einer zusätzlichen Serverkopie und regelmäßigen Kontrollen bleibt das Archiv auch langfristig erhalten.
Ausblick
Im letzten Teil dieser Serie fasse ich zahlreiche praktische Erfahrungen aus vielen Jahren Digitalisierung zusammen.
Dabei geht es um typische Fehler, kleine Tricks und Arbeitsweisen, die den Alltag eines Notenwarts erheblich erleichtern.
Zur Artikelserie
- Teil 1: Warum Noten digitalisieren?
- Teil 2: Physisches und digitales Archiv