Das digitale Inhaltsverzeichnis – Das Herzstück eines professionellen Notenarchivs
Viele glauben, ein digitales Notenarchiv bestehe hauptsächlich aus eingescannten PDF-Dateien.
Nach meiner Erfahrung ist jedoch das digitale Inhaltsverzeichnis der eigentliche Schlüssel zu einem funktionierenden Archiv.
Erst durch eine strukturierte Erfassung aller Werke lassen sich auch größere Notenbestände komfortabel verwalten und durchsuchen.
Mehr als eine einfache Titelliste
Ein Inhaltsverzeichnis sollte weit mehr enthalten als den Titel eines Musikstückes.
Bei der Verwaltung eines Orchesters entstehen regelmäßig Fragen wie:
- Welche Konzertstücke besitzen wir?
- Welche Werke eignen sich für das Jugendorchester?
- Welche Stücke enthalten Schlagwerk?
- Welche Literatur wurde in den letzten Jahren nicht mehr aufgeführt?
- Welche Werke sind Originalkompositionen für Akkordeonorchester?
Diese Informationen können nur gefunden werden, wenn sie bereits beim Erfassen gespeichert wurden.
Der Ordner „0INHALT“
In meinem digitalen Archiv existiert ein eigener Ordner:
0INHALT
Darin befindet sich ausschließlich das Inhaltsverzeichnis.
Ich arbeite grundsätzlich mit Versionen.
Beispielsweise:
Inhalt_Notenarchiv_Akkordeonorchester_Hallein_2026_v1.xlsm
Nach größeren Änderungen wird eine neue Version angelegt:
Inhalt_Notenarchiv_Akkordeonorchester_Hallein_2026_v2.xlsm
Dadurch bleibt jederzeit nachvollziehbar, wann Änderungen vorgenommen wurden.
Welche Software eignet sich?
Das Inhaltsverzeichnis kann mit unterschiedlichen Programmen geführt werden.
Ich verwende je nach Situation:
- Microsoft Excel
- LibreOffice Calc
Beide Programme bieten alle Funktionen, die für ein umfangreiches Notenarchiv benötigt werden.
Wichtig ist lediglich, dass später nach allen Spalten gefiltert und sortiert werden kann.
Welche Informationen werden gespeichert?
Für jedes Werk wird eine Zeile angelegt.
Zu den wichtigsten Feldern gehören:
- laufende Nummer
- Titel
- Titelergänzung
- Komponist
- Arrangeur
- Schwierigkeitsgrad
- Kategorie
- Originalkomposition für Akkordeon
- Aufführungsdauer
- Anschaffungsjahr
- Archivordner
Diese Angaben reichen bereits aus, um den größten Teil des Archivs komfortabel durchsuchen zu können.
Die Stimmenverwaltung
Besonders hilfreich ist die Erfassung der vorhandenen Stimmen.
Für jede Instrumentengruppe existiert eine eigene Spalte.
Beispiele:
- Partitur
- Akkordeon 1
- Akkordeon 2
- Akkordeon 3
- Akkordeon 4
- Akkordeon 5
- Bass
- Elektronium
- Piano
- Schlagwerk
- Percussion
In jeder Spalte wird die Anzahl der Seiten dieser Stimme eingetragen.
Dadurch lässt sich bereits im Inhaltsverzeichnis erkennen, ob eine Stimme vollständig vorhanden ist.
Kategorien erleichtern die Suche
Ich verwende verschiedene Kategorien.
Zum Beispiel:
| Kürzel | Bedeutung |
|---|---|
| U | Unterhaltungsmusik |
| K | Konzertmusik |
| O | Originalliteratur |
| V | Volksmusik |
Mit diesen Kategorien lässt sich Literatur für bestimmte Konzerte schnell zusammenstellen.
Schwierigkeitsgrad
Auch der Schwierigkeitsgrad wird gespeichert.
Beispielsweise:
- leicht
- mittel
- schwer
Dadurch kann bereits bei der Programmplanung nach geeigneten Werken gesucht werden.
Aufführungsjahre dokumentieren
Ein besonders interessantes Feld ist die Liste der Aufführungsjahre.
Beispiel:
1996|2004|2012|2025
So erkennt man sofort,
- wann ein Werk zuletzt gespielt wurde,
- welche Literatur lange nicht mehr aufgeführt wurde,
- welche Stücke regelmäßig im Repertoire erscheinen.
Gerade bei Jubiläumskonzerten oder Themenabenden ist diese Information äußerst hilfreich.
Der Archivordner
Nicht immer kann ein Ordner exakt wie der Titel benannt werden.
Sonderzeichen bereiten auf manchen Betriebssystemen Schwierigkeiten.
Deshalb existiert eine eigene Spalte:
Archiv-Ordnername
Sie enthält den tatsächlichen Ordnernamen.
Dadurch bleiben Titel und Ordner unabhängig voneinander.
Suchfunktionen
Ein digitales Inhaltsverzeichnis ermöglicht Suchanfragen wie:
- alle Konzertstücke
- alle Werke mit Piano
- alle Stücke unter fünf Minuten
- alle Originalkompositionen
- alle Werke mit Schlagwerk
- alle Werke eines bestimmten Komponisten
Solche Auswertungen wären in einem klassischen Karteikartensystem kaum möglich.
Grundlage für spätere Erweiterungen
Ein gut aufgebautes Inhaltsverzeichnis kann später problemlos erweitert werden.
Denkbar wären zusätzliche Felder wie:
- Solisten
- Verlagsnummer
- Aufführungsrechte
- ISBN
- Lagerort
- Digitalisierungsdatum
- Bearbeiter
- QR-Code
Deshalb lohnt es sich, bereits beim Aufbau genügend Platz für spätere Ergänzungen vorzusehen.
Mein persönlicher Tipp
Das Inhaltsverzeichnis sollte nach jeder Digitalisierung sofort aktualisiert werden.
Wird diese Arbeit auf später verschoben, entstehen leicht Fehler oder Werke werden vergessen.
Aus meiner Erfahrung spart eine konsequente Pflege wesentlich mehr Zeit, als sie kostet.
Fazit
Ein digitales Inhaltsverzeichnis ist weit mehr als eine einfache Liste.
Es bildet das organisatorische Zentrum des gesamten Archivs.
Erst dadurch wird aus einer Sammlung von PDF-Dateien ein professionell verwaltetes Notenarchiv.
Ausblick
Im nächsten Beitrag zeige ich, wie die digitalisierten Noten auf Tablets genutzt werden können.
Dabei geht es um den Einsatz von MobileSheets, den Import der PDF-Dateien sowie die Verwaltung einzelner Stimmen für jedes Orchestermitglied.
Zur Artikelserie
- Teil 1: Warum Noten digitalisieren?
- Teil 2: Physisches und digitales Archiv