Das physische und digitale Notenarchiv organisieren

Im ersten Teil dieser Serie habe ich erklärt, warum sich die Digitalisierung eines Notenarchivs lohnt. Bevor jedoch die erste Seite gescannt wird, sollte die Organisation des Archivs durchdacht sein.

Aus meiner Erfahrung gilt ein einfacher Grundsatz:

Das digitale Archiv sollte den Aufbau des physischen Archivs möglichst exakt widerspiegeln.

Dadurch findet man jedes Werk unabhängig davon wieder, ob man mit den Originalnoten oder mit den digitalen Dateien arbeitet.

Das physische Archiv bleibt das Original

Auch wenn heute viele Musiker mit Tablets arbeiten, bleiben die Originalnoten unverzichtbar. Sie dienen nicht nur als rechtlicher Nachweis des Notenbestandes, sondern bilden auch das eigentliche Archiv.

Ich bewahre jedes Werk in einer eigenen Archivmappe auf.

Die Mappen stehen alphabetisch nach dem Titel sortiert in Schränken mit Einlegeböden. So lässt sich jedes Werk innerhalb weniger Sekunden finden.

Aufbau einer Archivmappe

Jede Mappe besitzt immer dieselbe Reihenfolge. Das erleichtert sowohl das Einsortieren als auch das spätere Auffinden einzelner Stimmen.

Meine Reihenfolge lautet:

Originalpartitur
Originalstimmen Akkordeon 1 bis Akkordeon 5
Bassstimmen
Elektronium
weitere Instrumente (z. B. Klavier)
Schlagwerk und Percussion
zusätzliche Originalstimmen für jede Stimme in Anzahl der Spieler

Eine Partitur und ein Stimmsatz aller unterschiedlicher Originalstimmen befinden sich zusätzlich in einer Klarsichtfolie.

Damit erkenne ich sofort:

Dieses Werk wurde bereits digitalisiert.
Die Blätter aus der Klarsichtfolie dürfen das Archiv nie verlassen.

An die Musiker werden ausschließlich zusätzliche Originalstimmen oder digitale Versionen ausgegeben.

Warum dieselbe Ordnung wichtig ist

Wenn jede Mappe gleich aufgebaut ist, entstehen viele Vorteile.

Beispielsweise weiß jeder Notenwart sofort,

wo sich eine bestimmte Stimme befindet,
ob eine Stimme fehlt,
welche Reihenfolge beim Scannen einzuhalten ist,
und wie das Werk später wieder vollständig zusammengesetzt werden kann, falls die Mappe in Unordnung fällt.

Gerade bei größeren Orchestern spart dies viel Zeit.

Der digitale Zwilling

Für jedes Werk existiert im digitalen Archiv ein eigener Ordner.

Der Ordnername entspricht grundsätzlich dem Titel des Werkes.

Nur wenn Sonderzeichen Probleme verursachen würden, verwende ich eine leicht angepasste Schreibweise.

Beispiel:

Zorba's Dance

wird zu

Zorbas Dance

Alle Dateien zu diesem Werk befinden sich ausschließlich in diesem Ordner.

Dadurch bleibt das Archiv übersichtlich.

Das Herzstück: Das Inhaltsverzeichnis

Neben den Werkordnern gibt es einen besonderen Ordner:

0INHALT

Er enthält das digitale Inhaltsverzeichnis des gesamten Archivs.

Ich speichere jede Änderung als neue Version.

Beispielsweise:

Inhalt_Notenarchiv_Akkordeonorchester_Hallein_2026_v1.xlsm
Inhalt_Notenarchiv_Akkordeonorchester_Hallein_2026_v2.xlsm

Dadurch lassen sich frühere Bearbeitungsstände jederzeit nachvollziehen.

Welche Informationen werden gespeichert?

Für jedes Werk erfasse ich deutlich mehr als nur den Titel.

Zu den wichtigsten Angaben gehören:

Titel
Titelergänzung
Komponist
Arrangeur
Schwierigkeitsgrad
Kategorie
Aufführungsdauer
vorhandene Stimmen
Seitenanzahl jeder Stimme
Archivordner
Anschaffungsjahr
Aufführungsjahre

Damit lässt sich das Archiv nach unterschiedlichsten Kriterien durchsuchen.

Beispiele:

Welche Konzertstücke besitzen wir?
Welche Werke sind für das Jugendorchester geeignet?
Welche Stücke wurden seit zehn Jahren nicht mehr gespielt?
Welche Werke besitzen ein Klavier?
Welche Stücke enthalten Schlagwerk?

Ein solches Inhaltsverzeichnis ist wesentlich leistungsfähiger als eine einfache alphabetische Liste.

Einheitliche Bezeichnungen

Ein weiterer Erfolgsfaktor ist eine konsequente Benennung aller Instrumente.

Beispiele:

A1 = Akkordeon 1
A2 = Akkordeon 2
B = Bass
E1 = Elektronium 1
K = Klavier
SW = Schlagwerk

Diese Kürzel werden später auch in den Dateinamen verwendet.

Dadurch erkennt man bereits am Dateinamen sofort, zu welcher Stimme eine Datei gehört.

Ordnung spart Zeit

Die Digitalisierung eines Notenarchivs umfasst häufig viele tausend Seiten.

Deshalb lohnt es sich, bereits vor dem ersten Scan Zeit in die Organisation zu investieren.

Eine klare Struktur verhindert Fehler und spart später unzählige Arbeitsstunden.

Fazit

Ein digitales Notenarchiv beginnt nicht mit dem Scanner.

Es beginnt mit einer durchdachten Organisation.

Wer physisches Archiv, digitale Ordnerstruktur und Inhaltsverzeichnis konsequent aufeinander abstimmt, schafft die Grundlage für eine dauerhaft funktionierende Archivverwaltung.

Im nächsten Teil dieser Serie geht es um den eigentlichen Scanvorgang. Ich zeige, warum ich bewusst einen Flachbettscanner verwende, weshalb 300 dpi vollkommen ausreichen und wie sich Noten effizient digitalisieren lassen.